展會是為了展示產(chǎn)品和技術(shù)、拓展渠道、促進銷售、傳播品牌而進行的一種宣傳活動。一場展會可以使展商獲得諸多利益，比如宣傳成就，宣傳政策，普及科技知識、建立公司形象、了解市場發(fā)展趨勢等。

　　篩選和確定展會，預(yù)訂展位(展前6-12個月)

　　在確定公司有參展目標后，要在眾多展會中篩選和確定展會將是第一步工作。對于展會篩選和確定工作，一般情況下我們應(yīng)考慮以下幾點因素：

　　展會的時間和地點，是否和本公司其他活動有重合

　　展會的規(guī)模和專業(yè)程度，是否符合公司的目標預(yù)期

　　展會的展覽范圍和目標觀眾、市場，是否符合公司的目標

　　在確定參加一場展會后，我們需要聯(lián)系主辦單位或者組展單位獲取展會的詳細資料，如銷售文件、展位圖等信息來進行展位預(yù)訂。在選擇展位上我們一般要參考該展會上出入口和注冊區(qū)的位置來確定展會上人流方向，從而選擇到合適的展位。在確定展位后，我們將以合同的形式鎖定展位，并完整支付費用。

　　到這里，我們篩選和確定展會，以及預(yù)訂展位的工作就完成了。當然，在這一過程中，我們還應(yīng)考慮到公司參展的預(yù)算計劃、同行參展情況等。對于預(yù)訂展位來說，越早報名展位選擇性越大;而首次參展的企業(yè)往往在展位預(yù)訂上相比多次參展的企業(yè)會處于劣勢。

　　籌備展會參展(展前6個月)

　　完整展位預(yù)訂后，接下來就是籌備展會參展工作。這一項工作將分是非常重要的一環(huán)，直接決定公司在展會現(xiàn)場的形象和參展效果。籌備展會參展可以分為三個階段：

　　01展前3-6個月

　　完成預(yù)訂展位后，我們需要對展會上展示的產(chǎn)品、展臺形象以及參展人員等進行安排。

　　在展前3-6個月這一時間，展商應(yīng)該完成展臺搭建方案的確定、展品下單制作和運輸、宣傳冊資料制作和運輸?shù)墓ぷ?。同時，根據(jù)展會所舉辦的國家、城市和語言特點等，選擇合適的人員前往參展，如果需要翻譯人員，應(yīng)該和主辦單位或者組展單位聯(lián)系來確定。

　　在這一階段，展商應(yīng)該對展會參展進行推廣，通過個人邀約、廣告、媒體發(fā)布等形式告知潛在客戶。另外，對于參加一場展會希望得到更多關(guān)注度和曝光率的展商，應(yīng)該選擇一些展會現(xiàn)場的廣告和贊助內(nèi)容來增加品牌可見度。

　　02展前3個月

　　一般來說，在展前3個月的時間，主辦單位將發(fā)布官方的展商手冊指南來引導(dǎo)客戶完成最后的展會籌備工作。在這一階段，展商應(yīng)該按照要求完成會刊填寫、展商證件等資料的提交，同時應(yīng)該進行更為精確展會邀約和活動推廣。對于選定的參展人員需要辦理簽證，及時辦理。

　　這個時間段內(nèi)，展商需要保證展臺搭建方案落實和簽訂、展品、宣傳資料、展會小禮品等制作和運輸有序安排和推進，以免耽誤整體參展。

　　03展前半個月

　　展前半個月是查漏補缺，對于任何未竟事宜和突發(fā)情況都要妥善處理。有些國際展會路途較遠，考慮到展前實地考察和拜訪客戶等原因，參展人員會在展前半個月提前到達展會舉辦的國家或城市。

　　在參展人員出發(fā)前，需要做好檢查，確保帶有足夠的證件和名片。

　　展會布展期(展前一周內(nèi))

　　一場緊張有序的展會籌備工作往往結(jié)束于展前一周。在這一時期，關(guān)于展位、展臺、展品、參展人員、展會邀約工作將告一段落。展商的目光應(yīng)該主要放在展會現(xiàn)場。有些展會的展前布展工作開始于展前一周內(nèi)，光地搭建商進入展館進行布置，相應(yīng)的展商要對搭建商的工作進度做到心中有數(shù)，督促搭建商完成工作。而預(yù)訂標攤展位的展商只需要在展會開展前一天進入場地，進行布置展位即可。

　　展會開展期(展會開展)

　　展會開展后，觀眾將有序進入展館參觀。接下來展商將迎來重要的工作內(nèi)容，前期所做的一切工作都是為展會開展做準備。展商要先于觀眾入場，因此有充足的時間來準備應(yīng)該觀眾。在展會現(xiàn)場重要的工作是接待客戶，為客戶介紹公司和產(chǎn)品性能等。對于每一個到訪的觀眾的情況一定要及時記錄，不要憑事后記憶。

　　展會現(xiàn)場的情況也要及時回傳到負責新聞宣傳的同事手里，及時和詳細的展會現(xiàn)場情況發(fā)布也是參加展會宣傳的一個重要途徑。

　　展后跟蹤和展后補貼(展會結(jié)束)

　　展會的結(jié)束是一場新的開始。在展會現(xiàn)場收到的客戶名片和意向?qū)⑹菍氋F的財富。只有在展后及時的跟蹤才有可能將意向客戶轉(zhuǎn)變?yōu)橛唵慰蛻簟?/p>

　　根據(jù)不同地方的規(guī)定，符合中小企業(yè)標準的企業(yè)可以申請境外展會參展補貼。

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