企業(yè)參加展會(huì)流程

     時(shí)值2009年歲末，伴隨著各大展會(huì)的落幕，今年的展會(huì)安排算是告一段落了，展會(huì)業(yè)也進(jìn)入了淡季，很多中小企業(yè)也在籌劃著明年的展會(huì)的計(jì)劃，或許有次參展的，也可能是展會(huì)的?？?。今天我們主要來(lái)了解下企業(yè)參加展會(huì)的流程。

    展覽會(huì)已經(jīng)不是簡(jiǎn)單意義上的展示產(chǎn)品、推銷產(chǎn)品、購(gòu)買商品的場(chǎng)所?，F(xiàn)代展覽會(huì)已經(jīng)快速發(fā)展為交流和獲得信息的中心。參加展覽會(huì)是企業(yè)整個(gè)市場(chǎng)拓展工作的重要組成部分，應(yīng)被列為全盤市場(chǎng)計(jì)劃之中。 在確定了參展目的后，選擇核實(shí)的展覽會(huì)是關(guān)鍵。

    報(bào)展程序

    選擇某個(gè)展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對(duì)方會(huì)傳真或郵寄給您報(bào)展文件。這些文件應(yīng)包括展覽會(huì)介紹資料、參展申請(qǐng)表格、參展費(fèi)用、有關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊(cè)等。
    填好參展表格、返回給大會(huì)主辦者、并得以確認(rèn)之后，您還要將全部或者部分展位費(fèi)作為定金匯至主辦者，這樣您的展位便得到后的確定。

    費(fèi)用預(yù)算

    參展費(fèi)用包括展位費(fèi)、展位裝飾裝修費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)、機(jī)票火車長(zhǎng)途車費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、食宿費(fèi)、必要的設(shè)備租賃費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、資料印刷費(fèi)、禮品制作費(fèi)、會(huì)議室租賃費(fèi)等。做參展經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)，還要加上總費(fèi)用的１０％，作為不可預(yù)見費(fèi)用的支出。

    展臺(tái)位置

    展臺(tái)的位置由主辦者全盤規(guī)劃，按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排展臺(tái)的位置，或者是以展位費(fèi)的多少來(lái)區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請(qǐng)表格遞交給大會(huì)主辦者，越容易得到好的位置。

   標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)

    除國(guó)內(nèi)某些大型商品定貨會(huì)仍采用面積較小的展位外，通常展覽會(huì)的展位面積為９平方米（３米Ｘ３米），成為標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)。大會(huì)主辦負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)的搭建并提供展示所需要的基本設(shè)施，包括三面展墻，二個(gè)能固定在展墻上的射燈，一個(gè)展桌（長(zhǎng)１米，寬５０厘米，高８０厘米），二把椅子，地毯，２２０Ｖ５Ａ三項(xiàng)電源插座一個(gè)，以及刻寫眉板文字即貴公司的名稱。無(wú)特殊要求，眉板文字是您填寫在參展表格中的單位名稱。

    展覽會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)展位中，有一種特殊的位置--位于每行展位的頂端，是多只有兩面展墻的展位，它有兩個(gè)邊甚至三個(gè)邊可以面對(duì)觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果您越早申請(qǐng)參展，您越有機(jī)會(huì)向大會(huì)主辦者尋求該種展位。

    特殊裝修

    超過四個(gè)或者四個(gè)以上的標(biāo)準(zhǔn)展位的面積時(shí)，您可以只預(yù)定光地面積，而自行策劃、特殊裝修。特殊裝修可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、市場(chǎng)定位、展覽期間的活動(dòng)安排，做出別出心裁的獨(dú)特裝修。

    展位的裝修大會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建，展墻、桌椅都采用的防火材料，在做特殊裝修時(shí)要特別注意，如果采用的是木結(jié)構(gòu)的展架和裝飾物，應(yīng)涂上防火材料。

    家俱

    大多數(shù)參展商會(huì)有這樣的感受，就是一個(gè)資料桌不夠用。大會(huì)組織者、展覽場(chǎng)館以及展覽服務(wù)公司，可以提供桌、椅、柜子、沙發(fā)等家俱的臨時(shí)租用服務(wù)。

    水、電、煤氣

    如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等，您一定要在參展申請(qǐng)表格中加以說(shuō)明、特別強(qiáng)調(diào)，在收取一定的費(fèi)用后，大會(huì)主辦者會(huì)安排、并可以提供這些服務(wù)。

    電話
  
    您可以申請(qǐng)?jiān)谡褂[期間租用電話線（國(guó)內(nèi)長(zhǎng)途ＤＤＤ，和國(guó)際長(zhǎng)途ＩＤＤ），但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費(fèi)用。

    物品保管

    展覽期間，大會(huì)組織者對(duì)展會(huì)提供安全保障，展覽館出入口設(shè)有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國(guó)展館尚缺少貴重物品保險(xiǎn)柜租用存放服務(wù)。展覽期間人了人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應(yīng)自己妥善保管。如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設(shè)計(jì)和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標(biāo)準(zhǔn)展位的參展工作人員則應(yīng)隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時(shí)存放小件物品、錢財(cái)?shù)取?br />
    包裝箱的存放

    展覽開始之前，主辦者和展覽館管理者、展覽運(yùn)輸服務(wù)公司會(huì)收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統(tǒng)一存放的倉(cāng)庫(kù)，這是為展位整潔的需要，同時(shí)也是防火安全的要求。通常，展覽結(jié)束撤館時(shí)，包裝材料會(huì)退還或自行領(lǐng)走。

    展品的運(yùn)輸

    大會(huì)主辦者會(huì)在參展細(xì)則里提供展品運(yùn)輸?shù)奶嶝涁?fù)責(zé)人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運(yùn)往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運(yùn)輸代理，運(yùn)輸代理提供門到展位到門的服務(wù)。

   布展和撤展

    大會(huì)組織者通常會(huì)給布展留出足夠的時(shí)間，大會(huì)展覽會(huì)的布展時(shí)間為３天以上，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。在大會(huì)后一天，觀眾清場(chǎng)以后即可以開始撤展。

   清潔服務(wù)

    大會(huì)免費(fèi)提供參觀者通道和其他公共場(chǎng)地的清潔衛(wèi)生，但展位內(nèi)的清潔通常由參展單位自行負(fù)責(zé)。