展覽會招商方案是為展覽會邀請觀眾而制訂的具體體執(zhí)行方案，它是在充分了解展覽會展品需求市場的基礎(chǔ)上，合理地安排招商人員在適當?shù)臅r間里通過合適的渠道進行展覽會招商活動，是對展覽會招商活動進行的總體安排和把握，目的是保證展覽會開幕時能有足夠的觀眾到會。一般規(guī)模不大的展覽會招展書與招商書基本合一但層次較高和規(guī)模較大的展覽會則可以設(shè)計專門的招商書。
1. 招商書的內(nèi)容
一份熱情洋滋的招商書主要內(nèi)容有;介紹展覽會的概況;闡明辦展的宗旨和目的，介紹本展覽會歷屆或本屆預(yù)計到會的重要展商情況。介紹本展覽會展出期的活動(論壇)等情況。有些招商書(邀請函)中還附帶做些調(diào)查，如;參觀的目的是采購、收集信息還是尋找合作? 你對展覽會展出的哪些專業(yè)(或產(chǎn)品)感興趣等。
2. 招商方案策劃
常見的展覽會招展方案有展覽會招商分工、展覽會通訊及觀眾邀請函的編印發(fā)送計劃、招商渠道和措施、招商宣傳推廣計劃、招商預(yù)算以及招商進度安排等內(nèi)容。每一內(nèi)容都有具體的要求，所以，在制訂方案時必須統(tǒng)籌考慮、合理安排。下面就典型的招商策劃加以分析。
(1) 在相關(guān)媒體做廣告。主辦方為了擴大宣傳面，經(jīng)常在有關(guān)媒體和專業(yè)雜志上投放廣告。如中國華東進出口商品交易會，每屆在境外十八個國家和地區(qū)、二十多份報紙雜志上做廣告，在香港機場設(shè)立廣告牌。
(2) 召開新聞發(fā)布會或項目推介會。根據(jù)展覽會客商的分布情況，召開不同類型的新聞發(fā)布會或項目推介會，應(yīng)該說能取得較好的效果。
(3) 利用我國駐外使館、商務(wù)機構(gòu)發(fā)放招商書(邀請函)。一般大的展覽項目都利用駐外使館、商務(wù)機構(gòu)發(fā)放招商書，如中國華東進出口商品交易會委托境外100多個駐外機構(gòu)和使館發(fā)放。
(4) 直接邀請。對一些大的跨國公司，一般都采用組辦方直接邀請的辦法。常見直接邀請的方式有郵寄、電話招商。下面我們來看看如何有效地進行電話招商。
沒經(jīng)驗的電話招商人員總是向客戶闡述自己的展覽會如何好，其實客戶真正關(guān)心的問題并不是展覽會如何好，而是展覽會如何能讓他賺錢、受益，招商所要說的內(nèi)容也就是如此。要想用招商電話打動經(jīng)銷商，關(guān)鍵是要了解企業(yè)，了解他現(xiàn)在需要什么、懷疑什么以及企業(yè)所面臨的難題是什么，在此基礎(chǔ)上，針對性地告知，才能打動經(jīng)銷商的心。
招商成功的關(guān)鍵就是對企業(yè)要真誠，溝通中對展覽會的推廣要有切實可行的策略與計劃，不能不切實際地胡吹亂侃，讓企業(yè)在聽了詳細的分析計劃后，感受到這是一個非常好的賺錢機會。那么，招商的成功也就是順理成章的事了。假如企業(yè)認可展覽會，但由于企業(yè)沒有研發(fā)出新產(chǎn)品或?qū)@個展覽會抱有舉棋不定的態(tài)度，作為招商人員應(yīng)該耐心告知企業(yè)參展不僅僅是為了新產(chǎn)品推廣，更重要的是拓展原有的市場等，糾正企業(yè)錯誤的觀念。
(5) 委托代理邀請。組辦方通過該地區(qū)的委托代理方邀請客戶參展。
